Věkové omezení služeb Workspace a jak je správně nastavit

Věkové omezení služeb Workspace
Od 1. 9. 2021 přestaly mnoha žákům v rámci účtů Workspace pro vzdělávání fungovat některé služby. A je to naprosto v pořádku.

To, že nejsou funkční i pro učitele, už v pořádku není. Jsou školy, které přišly o své pracně budované YouTube účty a služby učitelů jsou omezené.

Naštěstí náprava je snadná.

Co se vlastně k poslednímu srpnu 2021 stalo?

Firma Google pouze aplikovala to, na co dlouho před tím upozorňovala — Omezení služeb na základě věku. 

Tato omezení se týkají zejména služeb: 

  • YouTube
  • Google Search
  • Google Play
  • Google Maps and Google Earth
  • Google Photos

Další mnohé služby byly pro žáky mladší 18 let vypnuty úplně bez náhrady. Jedná se o: 

Blogger, Brand Accounts, Campaign Manager, Doubleclick Studio, Google Ad Manager, Google Ads, Google AdSense, Google Analytics, Google Cloud Platform, Google Pay, Google Play Console, Google Public Data Explorer, Location History, Merchant Center, Partner Dash, Play Books Partner Center, Search Ads 360

Když si dobře prohlédnete jejich seznam, asi mi dáte za pravdu, že omezení má svoji logiku a je s podivem, proč k němu u Workspace pro vzdělávání došlo až nyní. Neexistuje žádný důvod, proč by žáci školy měli mít přístupný třeba takový platební systém Google Pay, v Obchodě Play nakupovat multimediální obsah nebo provozovat reklamní systém. 

Seznam omezení je opravdu široký. Nejčastěji si toho školy všimly až ve chvíli, kdy jim zmizely jejich pracně budované YouTube kanály. Že je změna hlubší a vážnější, vlastně ani netušily. Takže od 1. 9. 2021 se omezení podle věku pouze dostalo na úroveň, na které už mělo být dávno. 

Jen podotýkám, že každý rozumný admin stejně tyto služby žákům už dříve vypnul nebo omezil v nastavení. Viz starší text 13 důležitých kroků pro zabezpečení Google Workspace nejen pro online výuku

S novým nastavením a pravidly je nyní vše nadnější a přehlednější. 

Jenže…

Mnozí admini nečtou oznámení a ignorují varovné e-maily. Pokud administrátor Google Workspace pro vzdělávání neprovedl nutná bezpečnostní nastavení do posledního srpna 2021, všem uživatelům Workspace byl omezen přístup ke službám na základě věku. 

Najednou dospělí uživatelé přišli o možnost sledovat některá videa, provozovat vlastní kanál, komentovat videa, pořizovat obsah v Obchodu Play nebo třeba zobrazit svoji timeline v mapách. 

Co s tím?

Náprava je snadná. Předpokládám, že máte uřivatele rozdělené na Organizační jednotky podle věku a rolí ve škole (žáci, učitelé, vedení, …).

Nastavit přístup na základě věku

V nastavení účtu Workspace zvolte, která organizační jednotka:

  • má všechny uživatele starší 18 let
  • má některé uživatele mladší 18 let. 

Omezení na základě věku -  Workspace

Jenže tím to nekončí. Nastavení přístupu na základě věku pouze definitivně vypne výše zmíněné služby jako Google Analytics, Google AdSense a podobné. Dále je potřeba: 

Nastavit konkrétní aplikaci

Pro správnou funkčnost ostatních služeb (jako třeba YouTube) je potřeba ještě konkrétní službu nastavit, omezit nebo uvolnit pomocí oprávnění v Admin Console > Apps > Other google service > YouTube > Permissions. 

oprávnění aplikace Workspace

A v tom je právě zakopaný pes. Povolení nastavujete na dvou oddělených místech. Ne všichni si toho všimli. 

Další duležitá nastavení

Myslíte to s bezpečností vašich žáků v rámci Google Workspace vážně? Potom si určitě přečtěte článek